Миссия выполнима: как корпоративный портал помог Innostage улучшить внутренние коммуникации и повысить вовлеченность распределенной команды

2024-11-26 19:00 Управление персоналом HR-процессы

This browser does not support the video element.

Если видео выше не работает, то запись вебинара также можно посмотреть на RUTUBE по ссылке https://clck.ru/3EqnPx

Презентация вебинара доступна по ссылке https://clck.ru/3Eqdv7

Подкаст вебинара доступен по ссылке https://clck.ru/3EqiJy

Тезисы на основе вебинара

В современном мире информационные технологии играют ключевую роль в развитии бизнеса. Особенно это актуально для IT-компаний, которые постоянно сталкиваются с вызовами быстрого роста и необходимости эффективного управления внутренними коммуникациями. В этой статье поделимся опытом российской IT-компании из Казани, которая успешно внедрила корпоративный портал для объединения сотрудников и оптимизации внутренних процессов.

О компании

Наша компания — российский провайдер кибербезопасности, основанный в 2019 году в Казани. Мы известны тем, что вышли на рынок с программой bug bounty, приглашая специалистов попытаться взломать наши системы, чтобы подтвердить их устойчивость. За пять лет мы выросли с 400 до 1280 сотрудников, что отражает тройной рост и подчеркивает необходимость в эффективных инструментах для управления коммуникациями и взаимодействием внутри компании.

Предпосылки к внедрению корпоративного портала

С ростом компании мы столкнулись с проблемой разобщенности информационных потоков. Отсутствие единого поля коммуникаций становилось препятствием для эффективной работы, особенно с учетом удаленных сотрудников. Мы осознали, что существующие инструменты, такие как Confluence, не покрывают все наши потребности. Требовалось решение, которое объединит все информационные каналы и станет рабочим инструментом для каждого сотрудника.

Цели и задачи внедрения

При разработке корпоративного портала мы выделили несколько ключевых задач:

Новости и коммуникации: Создать единое информационное пространство для всех сотрудников.
Сервисы и услуги: Объединить все внутренние сервисы и услуги в одном месте для удобства доступа.
Задачи и проекты: Обеспечить возможность совместной работы над проектами и задачами.
Вовлечение и позитив: Внедрить элементы геймификации и корпоративной культуры для повышения вовлеченности сотрудников.

Подход к разработке

Мы сформировали межфункциональную команду, включающую департамент IT, операционную дирекцию и HR-отдел. Принципиальным решением было начать с минимально жизнеспособного продукта (MVP) и постепенно добавлять функционал. Такой поэтапный подход позволил нам быстро запустить портал и адаптировать его под реальные потребности сотрудников.

Функционал портала на старте

Оргструктура: Отображение организационной структуры компании, что облегчает навигацию и поиск коллег.
База знаний: Централизованное хранилище документов, уход от локальных файловых хранилищ.
Банк идей: Платформа для сбора и реализации предложений сотрудников, что повышает их вовлеченность.
Дни рождения: Раздел для поздравлений коллег, способствующий развитию корпоративной культуры.
Задачи и проекты: Инструменты для совместной работы, позволяющие создавать рабочие группы по проектам и отделам.

Главная страница и персонализация

Главная страница портала была разработана с учетом удобства и функциональности:

Новости: Ежедневное обновление новостей для поддержания интереса к порталу.
Слайдер: Размещение важных объявлений и акцентирование внимания на ключевых событиях.
Быстрый доступ: Настраиваемые блоки, позволяющие каждому сотруднику добавить необходимые разделы для быстрого доступа.
Личный кабинет: Информация об отпуске, структурном подразделении, интересах и возможность отправлять благодарности коллегам.

Создание маскота портала

Для повышения вовлеченности сотрудников мы провели конкурс на создание персонажа — маскота портала. Победителем стал образ лиса в худи, который теперь сопровождает пользователей на портале и стал символом нашей корпоративной культуры.

Дополнительные функции и сервисы

Карта офисов и бронирование рабочих мест: Интеграция с системой бронирования рабочих мест, что особенно актуально для удаленных сотрудников и гибридного формата работы.
Раздел HR: Актуальные вакансии, реферальная программа, телефонный справочник.
Колонка руководителя: Регулярные обращения и новости от руководства компании.
Корпоративный магазин мерча: Возможность приобретать фирменную продукцию компании.
Геймификация и ачивки: Внедрение внутренней валюты (коинов) и системы достижений для мотивации сотрудников.

Опыт с геймификацией

Внедрение системы геймификации принесло как положительные, так и отрицательные результаты:

Положительные аспекты: Повышение мотивации сотрудников участвовать в корпоративных мероприятиях, публичных выступлениях, написании статей и т.д.
Проблемы: Столкнулись с "читерством", когда сотрудники начали массово отправлять благодарности ради получения коинов. Это потребовало пересмотра системы начисления и установления новых правил.

Неудачные попытки и выводы

Мы попытались внедрить блогосферу и сервис сторис, чтобы создать аналог внутренней социальной сети. Однако эти функции не получили широкого отклика из-за специфики нашей аудитории и недостаточной коммуникационной поддержки. Вывод: важно тщательно анализировать потребности сотрудников и обеспечивать их поддержку при внедрении новых инструментов.

Пять простых правил успешного портала

1) Полезный контент: Информация должна быть актуальной и ценной для сотрудников.

2) Простота и доступность: Контент должен быть понятным и легко доступным.

3) Регулярное обновление: Свежий контент поддерживает интерес к порталу.

4) Актуальность функционала: Неиспользуемые блоки должны удаляться или обновляться.

5) Геймификация: Игровые элементы способствуют вовлечению сотрудников.

Взаимодействие с сотрудниками

Мы проводили регулярные встречи с сотрудниками, собирали обратную связь и идеи для улучшения портала. Это помогло нам сделать портал действительно полезным инструментом, а не просто информационным ресурсом. Вовлечение сотрудников в процесс развития портала повысило их заинтересованность и удовлетворенность.

Внедрение корпоративного портала стало важным шагом в развитии нашей компании. Он объединил сотрудников, упростил коммуникации и стал основой для развития корпоративной культуры. Наш опыт показывает, что успех зависит от поэтапного внедрения, активного взаимодействия с сотрудниками и постоянного развития функционала портала.

Советы по внедрению портала

Знайте свою аудиторию: Понимание потребностей сотрудников поможет создать востребованный продукт.
Собирайте обратную связь: Регулярное общение с пользователями позволит своевременно вносить необходимые изменения.
Будьте готовы к изменениям: Не все функции взлетают сразу, важно быть гибкими и адаптироваться.

Вопросы и ответы

Сколько сотрудников вовлечены в разработку контента? Команда внутрикома состоит из трех человек, дополнительно есть рабочая группа с представителями различных отделов.

Каков охват портала? Около половины сотрудников регулярно используют портал, статистика посещаемости постоянно анализируется.

Есть ли синхронизация с 1С? Да, портал синхронизирован с 1С, что обеспечивает актуальность данных о сотрудниках и структурных подразделениях.

Как измеряется эффективность портала? Используются метрики посещаемости, активности пользователей, количество комментариев и лайков, участие в опросах и т.д.

Заключение

Корпоративный портал стал неотъемлемой частью нашей компании, объединяя информационные потоки и улучшая взаимодействие между сотрудниками. Важно помнить, что портал — это инструмент для людей, и его успех зависит от того, насколько он отвечает их потребностям и ожиданиям. Постоянное развитие, сбор обратной связи и активное вовлечение сотрудников — ключевые факторы успешного внедрения и функционирования корпоративного портала.

Тезисы написаны автоматически с использованием ИИ