Как ИИ превращает корпоративный портал в умного помощника для сотрудников и сокращает 30% времени на поиск ответов

2026-07-21 18:00 HR-процессы Актуальное Обучение и развитие сотрудников

Если видео выше не работает, то запись вебинара также можно посмотреть на RUTUBE по ссылке https://clck.ru/3UtJsh

Презентация вебинара доступна по ссылке https://clck.ru/3UtBjx

Подкаст вебинара доступен по ссылке https://clck.ru/3UtK76

Тезисы на основе вебинара

Искусственный интеллект уже стал частью рабочих процессов. Многие сотрудники используют его для поиска информации, подготовки текстов, структурирования документов и решения повседневных задач. Но вместе с пользой появляется и риск: если у компании нет собственных безопасных инструментов, люди начинают пользоваться личными аккаунтами в публичных сервисах.

На первый взгляд, это удобно. Можно быстро задать вопрос, приложить документ, получить черновик ответа или инструкцию. Но если в такой запрос попадают персональные данные сотрудников, зарплаты, внутренние регламенты или другая чувствительная информация, компания сталкивается с рисками информационной безопасности и нарушений в работе с данными.

Именно поэтому бизнесу важно не просто разрешить или запретить использование ИИ, а создать понятную и безопасную среду, где сотрудники смогут работать с современными инструментами без угрозы для компании. Один из таких подходов — корпоративный ИИ-помощник, который работает не с открытым интернетом, а с внутренними документами, регламентами, политиками и базой знаний компании.

Главная проблема — не отсутствие информации, а сложность её поиска

Во многих компаниях корпоративная информация уже где-то есть: в базе знаний, на портале, в папках, в электронном документообороте, в старых инструкциях, презентациях, регламентах, чатах и закреплённых сообщениях. Но наличие информации ещё не означает, что сотрудник может быстро её найти.

Часто документы хранятся в разных местах. Часть информации есть в одном сервисе, часть — в другом. Где-то лежит актуальная версия, где-то — устаревшая. Иногда сотрудник не знает, как называется нужный документ, в какой папке его искать и у кого спросить. В итоге вместо самостоятельного поиска он идёт к HR, руководителю или коллеге.

Так формируется устойчивая корпоративная привычка: не искать в системе, а спрашивать у людей. Для сотрудника это кажется проще. Для HR и руководителей это превращается в поток однотипных вопросов: как оформить отпуск, где найти регламент, что делать с больничным, где посмотреть план адаптации, как устроен тот или иной процесс.

Проблема здесь не только в нагрузке на HR. На другом конце всегда находится сотрудник, которому нужен быстрый и точный ответ. Если он не может получить его самостоятельно, снижается скорость работы, растёт раздражение, а новая корпоративная система так и остаётся формальностью.

Что делает RAG-ассистент

RAG-ассистент можно представить как корпоративный чат, который отвечает не на основе интернета, а на основе внутренних документов компании. Сотрудник задаёт вопрос обычным языком, а система ищет ответ в локальных нормативных актах, инструкциях, приказах, политиках, регламентах и базе знаний.

Главное отличие такого инструмента от обычного публичного чата в том, что он не должен придумывать ответ. Если в базе нет нужной информации, ассистент честно сообщает, что не нашёл данных, и предлагает обратиться к ответственным коллегам. Если ответ есть, он даёт ссылку на конкретный источник, чтобы сотрудник мог перейти к первоисточнику и проверить детали.

Это особенно важно для HR-вопросов, где ошибка может дорого стоить. Например, если сотрудник спрашивает, как оформить отпуск, ассистент может собрать инструкцию из разных источников: где проверить доступные дни, куда зайти в системе, какой тип отсутствия выбрать, за сколько дней предупредить руководителя и что делать после возвращения.

Для новичков такой инструмент полезен особенно быстро. В первые месяцы сотрудники чаще ищут информацию: про структуру компании, подразделения, правила, адаптацию, доступы, отпуска, больничные, внутренние процессы. Если они с самого начала привыкают искать ответы в умном помощнике, это становится частью нормального рабочего сценария.

Но польза не ограничивается онбордингом. Даже опытные сотрудники забывают процессы, которыми пользуются редко. Например, человек может работать в компании несколько лет, но оформлять отпуск всего раз в год. К следующему отпуску он снова не помнит, где находится инструкция и какие шаги нужно пройти.

Почему перед внедрением нужно привести данные в порядок

ИИ-помощник не решит проблему, если внутри компании хаос в документах. Если в систему загрузить противоречивые версии, устаревшие регламенты, неструктурированные файлы или плохо оцифрованные документы, на выходе тоже получится некачественный ответ.

Поэтому внедрение начинается не с покупки технологии, а с подготовки данных. Нужно понять, какие документы считаются достоверными, где они хранятся, кто отвечает за их актуальность и как часто они обновляются. Если источников несколько, это не проблема: данные могут подтягиваться из разных систем. Важно, чтобы был понятный перечень платформ, из которых ассистент берёт информацию, и чтобы эти источники считались подтверждёнными.

Формат может быть разным: база знаний, корпоративный портал, Confluence, Bitrix24, Яндекс Диск, файлы PDF, презентации, изображения с распознанным текстом. Главное, чтобы информация была машиночитаемой и структурированной.

Когда слой данных подготовлен, на него можно наращивать разные инструменты. Тогда сотрудники понимают, куда идти за ответами, а ИИ-агенты понимают, откуда брать информацию.

Как внедрять инструмент, чтобы им пользовались

Даже хороший инструмент не начнёт работать сам по себе. Людей нужно подготовить к изменениям и объяснить, какую проблему он решает. Если сотрудники воспринимают ИИ как угрозу или как очередную инициативу «для галочки», сопротивление будет неизбежным.

В Notamedia внедрение начали с тех, кто наиболее открыт к новым правилам, — с новичков. Информацию об ассистенте включили в welcome-презентацию и онбординг. Новым сотрудникам сразу показывали: в компании есть умный инструмент, и вся нужная информация ищется через него. Для новичков это не выглядело изменением привычного порядка, потому что старого порядка для них ещё не существовало.

Так появился эффект живой рекламы. Новый сотрудник быстро находил нужный регламент или инструкцию, а рядом мог быть опытный коллега, который по привычке всё ещё спрашивал у других, где лежит документ. Постепенно новый сценарий становился заметным и для старых сотрудников.

Второй важный элемент — амбассадоры среди руководителей. Руководители тоже страдают от однотипных вопросов, поэтому им проще объяснить ценность инструмента. Если они сами пользуются ассистентом и транслируют этот подход командам, внедрение идёт быстрее.

Третий элемент — внутренние коммуникации. О новом инструменте нужно рассказывать не один раз и не в одном канале. Важно напоминать, показывать примеры, объяснять пользу, возвращать людей к новому сценарию мягко, но регулярно.

Отдельная работа нужна со скептиками и «спящей» аудиторией. Если человек снова приходит с вопросом к HR или руководителю, важно не отказывать ему в помощи, а показать: ответ найден через ассистент за минуту, вот ссылка, в следующий раз можно попробовать самому. Так сохраняется лояльность и постепенно меняется привычка.

Какие метрики помогают оценить эффект

Чтобы внедрение не осталось красивой идеей, важно заранее определить метрики. Бизнесу нужен язык цифр, поэтому эффективность инструмента стоит оценивать не только по ощущениям.

Для RAG-ассистента можно смотреть несколько показателей. Первый — время адаптации новичка. Если новый сотрудник быстрее находит информацию, меньше зависит от HR и руководителя и быстрее включается в работу, это уже заметный эффект.

Второй показатель — скорость ответа сотруднику. Чем быстрее человек получает точный ответ, тем меньше времени теряет он сам и те, кого он обычно отвлекал бы вопросами.

Третий показатель — доля типовых обращений, закрытых без участия HR. Это один из самых важных эффектов для HR-команды: типовые вопросы уходят в самообслуживание, а у специалистов появляется больше времени на задачи, где действительно нужен человек.

Также можно отслеживать количество пользователей: зарегистрированных, активных и возвращающихся. Это помогает понять, не просто ли сотрудники один раз зашли «посмотреть», а действительно ли инструмент стал частью рабочих процессов.

Второй инструмент — Document AI

Перед тем как RAG-ассистент начнёт качественно отвечать на вопросы, нужно создать и поддерживать надёжную базу документов. Для этого в Notamedia использовали второй инструмент — Document AI.

Его задача — помогать работать с внутренними документами: сопоставлять версии, находить дубли и противоречия, проверять документы на соответствие внутренним регламентам и требованиям законодательства, помогать готовить корректные версии инструкций, оферов, положений и других материалов.

Например, руководителю нужно подготовить должностную инструкцию для новой позиции. Раньше это могло требовать консультаций с HR, кадровым делопроизводством, юристами и другими смежными отделами. Теперь первую версию можно проверить через инструмент: он покажет, где формулировки расходятся с требованиями, где есть правовые риски и что нужно исправить.

То же касается документов о дистанционной работе. Если в черновике указано, что сотрудник работает на своём оборудовании без компенсации, инструмент подсветит риск и предложит корректную логику: компания должна либо обеспечить сотрудника необходимым оборудованием, либо предусмотреть компенсацию или возмещение затрат. Если в документе написано, что переход на дистанционный формат является основанием для снижения оклада, система также укажет на проблему.

Такой инструмент не заменяет человека и не берёт на себя юридическую ответственность. Подписание документов, согласование и финальное решение остаются за сотрудниками и ответственными лицами. Но он помогает быстрее увидеть ошибки, сократить время на ручную проверку и снизить риски.

С чего начинать внедрение ИИ в компании

Главный вывод вебинара — внедрение ИИ начинается не с технологии. Первый шаг — данные. Нужно понять, какая информация есть в компании, где она лежит, насколько она актуальна и можно ли на неё опираться.

Второй шаг — люди. Нужно объяснять сотрудникам, зачем внедряется инструмент, какую боль он решает и почему он не про замену людей, а про более быстрый доступ к информации, снижение рутины и повышение качества работы.

Третий шаг — пилот. Лучше выбрать конкретный участок, где есть понятная боль: частые типовые вопросы, долгий поиск документов, повторяющиеся ошибки, сложное согласование инструкций или регламентов. До запуска нужно определить метрики и понять, какой эффект компания хочет увидеть.

После успешного пилота инструмент можно масштабировать на другие процессы и подразделения. Не нужно пытаться автоматизировать всё сразу. Гораздо эффективнее двигаться поэтапно: навести порядок в одном контуре, показать результат, закрепить новый сценарий и только потом расширять его дальше.

ИИ не должен внедряться ради ИИ. Его ценность появляется там, где он решает конкретную задачу: помогает сотрудникам быстрее находить ответы, HR — меньше отвлекаться на типовые запросы, руководителям — работать с документами точнее, а компании — снижать риски и сохранять знания внутри безопасного контура.

Спикеры

Ксения Самохина – HR-директор Notamedia.Agency
Денис Потапчук – руководитель направления «ИИ и инновации» Notamedia.Agency.

Тезисы написаны автоматически с использованием ИИ

_{Реклама. ООО "НОТАМЕДИА", ИНН 7715515265, erid: 2Vtzqv2X9JA}