Три из четырёх российских компаний рискуют утратить юридическую силу кадровых документов из-за неправильного хранения
Компания LDM (входит в ИТ-холдинг Lansoft) совместно с Ассоциация РОСЭУ и КриптоПро представила результаты исследования практик долгосрочного хранения электронных кадровых документов. Согласно данным, 75% российских компаний ведут такое хранение с нарушением требований законодательства, формируя долгосрочные юридические риски и потенциальные финансовые потери. Исследование основано на опросе более 500 специалистов и 40 глубинных интервью с представителями компаний численностью от 100 до 60 тыс. сотрудников из промышленности, энергетики, ритейла, строительства, медицины, ИТ и образования.
Наиболее распространённым подходом остается использование сервисов кадрового электронного документооборота (КЭДО). Их активное развитие и расширение функциональности в последние годы привели к тому, что бизнес стал воспринимать внедрение КЭДО как универсальное решение, в том числе и для архивного хранения. При этом электронный документооборот изначально предназначен для оперативного контура работы и не покрывает обязательные архивные процедуры, что влечёт несоблюдение требований законодательства на протяжении всего срока хранения документов.
По данным глубинных интервью, 45% компаний не осознают рисков, связанных с долгосрочным хранением электронных кадровых документов, и не планируют заниматься этим вопросом. Еще 30% изучали тему на этапе внедрения КЭДО, однако не считают необходимым пересматривать действующие практики. Лишь 25% респондентов детально разобрались в требованиях: часть из них планирует внедрение специализированных систем электронного архивного хранения, а небольшая доля уже перешла на такие решения.
Результаты опроса показывают, что большинство респондентов по-прежнему воспринимают хранение документов в КЭДО как полноценный и юридически корректный архив.
В ближайшие годы регулирование в сфере долгосрочного хранения электронных документов будет последовательно ужесточаться. Росархив уже заявлял о планах расширения требований к форматам документов, процедурам подтверждения подлинности и управлению электронными архивами.
При этом большинство опрошенных признались, что не оценивают юридические риски: проблема пока не ощущается из-за редких запросов документов — в среднем не более 10 раз в год. Однако через три–пять лет компании могут столкнуться с трудностями при подтверждении подлинности оригиналов и будут вынуждены проводить дорогостоящие процедуры легитимизации накопленных массивов данных.
По мере роста объёмов цифровых архивов регулятор, как ожидается, будет вводить более детализированные стандарты. Это приведёт к формализации процессов и необходимости для организаций заранее обеспечить техническую и юридическую защищённость электронных кадровых документов на длительном временном горизонте.