Записи вебинаров

Как организовать конференцию, которая запомнится

2025-03-11 18:00 Управление персоналом Саморазвитие
Если видео выше не работает, то запись вебинара также можно посмотреть на RUTUBE по ссылке https://clck.ru/3HKnPT
Презентация вебинара доступна по ссылке https://clck.ru/3HK9kx
Подкаст вебинара доступен по ссылке https://clck.ru/3HKq22

Тезисы на основе вебинара

Каждая конференция — это сложный многоступенчатый проект, от которого ожидают не только вау-эффекта, но и реальных результатов для бизнеса. На вебинаре мы обсудили, как устроить внутрикорпоративную конференцию так, чтобы её помнили, а задачи компании были решены. Ниже — системный подход, набор приёмов и лайфхаков для организаторов.

Чем конференция отличается от любого другого мероприятия

  1. Формат и аудитория. Конференция — это встреча большой группы участников (от десятков до сотен, а иногда и тысяч), чаще всего из разных подразделений или локаций.
  2. Главная цель — обмен актуальными знаниями и выработка решений. Можно обучать, обсуждать, вдохновлять, презентовать результаты, но при этом должна быть понятна польза для бизнеса.
  3. Чёткая программа. Обычно конференция строится вокруг ключевого контента (доклады, мастер-классы, дискуссии). Возможна дополнительная часть: нетворкинг, выставочная зона, конкурсы профмастерства.
  4. Система итогов. Спикеры, участники, организаторы вместе подводят результаты: кто-то учится, кто-то решает задачи, кто-то внедряет потом идеи.

Зачем всё это? Чтобы не просто «собраться и поговорить», а реально дать компании инструмент для роста: повысить уровень знаний, поделиться кейсами, вовлечь сотрудников, наладить коммуникации или что-то ещё.

Системный подход к организации: с чего начать

Чтобы конференция прошла «без провалов» и принесла ощутимую пользу, мы рекомендуем смотреть на неё с трёх основных сторон:
  1. Содержание: идея, замысел и формат.
  2. Забота об участнике: путь, который проходит каждый участник (от регистрации до обратной связи).
  3. Спикеры и ведущие: работа со сценой, подготовка, динамика, разнообразие форматов.

Такой тройной фокус помогает избежать самых распространённых ошибок: серых и «пустых» докладов, усталости слушателей и провалов тайминга.

Собираем конференцию по шести «кирпичикам»

Представьте 6 вопросов, отвечая на которые, вы создаёте «скелет» будущей конференции:

1. Какую потребность бизнеса мы хотим закрыть?
  • Информирование, обмен опытом, обучение, подведение итогов, выработка решений и т.д.

2. На кого она направлена (ЦА)?
  • Продуктовые команды, руководители среднего звена, наставники, клиенты, соискатели и т.д.

3. Какие есть ресурсы и технологии?
  • Формат: офлайн, онлайн, гибрид (зависит от технических возможностей, локации, бюджета).

4. Сколько у нас времени на саму конференцию?
  • Один день, два, а может, серия встреч в течение месяца?

5. Какие активности / методы подачи помогут достичь цели?
  • Короткие доклады, панельные дискуссии, воркшопы, интервью, мастер-классы, деловые игры.

6. Кто будет выступать и вести?
  • Внешние эксперты, внутренние лидеры, топ-менеджеры, модераторы.
  • Нужно ли привлекать дополнительную экспертизу извне?

Ответы на эти вопросы помогут сразу очертить формат, глубину и логику мероприятия. Например, вы можете выстроить 2-дневную офлайн-конференцию со множеством треков или онлайн на полдня с тройкой самых сильных спикеров.

Что может пойти не так (и как этого избежать)

Вредный совет №1. «Сделать примерный сценарий, а на месте разберёмся.»

  • Итог: срывы тайминга, хаос и потеря управляемости.
  • Что делать правильно:Готовить чёткий поминутный план программы с учётом переходов, кофе-брейков, вопросов из зала.
  • Координировать работу команды: брифы, распределение ролей, экстренные каналы связи.
  • Проводить репетиции и прогоны.

Вредный совет №2. «Не прорабатывать детали пользовательского пути.»

  • Итог: участники мучаются в очередях, опаздывают, теряются, обижаются.
  • Что делать правильно:«Проживать» путь участника: от приглашения и регистрации до финального сбора обратной связи.
  • Делать регистрацию простой, понятной.
  • Обеспечивать своевременный доступ к материалам, чёткие навигацию, расписание.
  • Оставить возможность задавать вопросы онлайн (формы, боты) + офлайн (микрофоны, стенды).

Вредный совет №3. «Не уделять должного внимания подготовке ведущего и спикеров.»

  • Итог: скучные выступления, ошибки в фамилиях, нет понимания, когда заканчивать.
  • Что делать правильно:Готовить тезисы и сценарий, репетировать, проверять время презентаций, подбирать форматы для каждого спикера (от «TED-стайла» до мастер-класса).
  • Модераторам чётко прописать роли и тайминг, в т.ч. как управлять Q&A сессиями.
  • Обязательно брифовать приглашённого ведущего, давать ему контекст корпоративной культуры.

Вредный совет №4. «Все доклады — в одном стиле, только слайды, никакой вариативности.»

  • Итог: информационная перегрузка, однообразие, низкий интерес.
  • Что делать правильно:Делить программу на треки, давать слушателям право выбора.
  • Использовать дополнительные активности (деловые игры, воркшопы, конкурсы).
  • Варьировать форматы — интервью, спич, дискуссии, экспресс-презентации, экспертные столы.

Вредный совет №5. «Про рекламу и коммуникации никто не забыл? Да все всё знают.»

  • Итог: низкая явка, люди не знают, где найти записи, материалы, обижаются, что их не пригласили.
  • Что делать правильно:Запланировать полноценную инфокампанию во всех корпоративных каналах: рассылки, корпоративный портал, чаты, соцсети, посты от топ-менеджеров.
  • Обеспечить «окно поддержки»: выделенный e-mail или бот, куда участники могут писать вопросы.
  • После конференции — максимально быстро выложить презентации, фото, видео, прислать итоги и «спасибо» за участие.

Как оценить эффективность конференции

Системная оценка включает два блока показателей:

Процессные метрики
  • Доля целевой аудитории, принявшей участие (сколько из «нужных» людей пришло?).
  • Количество вопросов, заданных во время мероприятия (показатель вовлечённости).
  • Уровень информированности до и после, степень понимания ключевых изменений.
  • Количество решений или проектов, которые реально внедрили в работу после конференции.

Метрики удовлетворённости
  • NPS (уровень лояльности): «Порекомендовали бы вы эту конференцию коллегам?»
  • Анкеты обратной связи: насколько оправдались ожидания, что было наиболее ценно, удобно ли было и т.д.
  • Комментарии участников в чатах, соцсетях, неформальной беседе.

Примеры вдохновляющих конференций

  • «Прямая линия» с топ-менеджментом (Норникель)
Регулярные телемосты, где тысячи сотрудников по всей стране задают вопросы вице-президенту. Вопросы не цензурируют, а ответы дают честные и быстро. Создаётся культура открытости, повышается доверие.

  • «Роуд-шоу трансформации» (Пятёрочка)
Топ-руководители «едут» к региональным сотрудникам: серия конференций, где рассказывают о грядущих изменениях, отвечают на вопросы и дают «живой» посыл командам на местах. Актуально, когда нужно донести глобальные изменения быстро и персонально.

  • Научно-техническая конференция (Роснефть)
Широкомасштабное корпоративное событие с отборами на региональном уровне. Молодые сотрудники представляют технологические проекты и кейсы, лучшие решают реальные задачи компании, за что получают премии и признание.

  • «Коллегия» (Setters)
Частный пример агентства, где вокруг деловой повестки выстроена яркая концепция с упором на стилистику и «фишки»: от названия и мерча до интерактивных форматов, превращающих конфу в «шоу».

Короткая памятка для организатора

  1. Выделяйте время на продуманную подготовку — сценарий, репетиции, план «Б».
  2. Ориентируйтесь на ценность для участников, а не только на формальные цели бизнеса.
  3. Проживайте пользовательский путь: от приглашения до послемероприятных материалов.
  4. Спикерам и ведущим — особый фокус: обучайте, репетируйте, давайте разные форматы.
  5. Вписывайте ценности и культуру: конференция — отличная платформа для укрепления культуры.
  6. «Выстреливайте» по всем каналам: инфокампания до, во время и после, чтобы максимум пользы и охвата.

Итог

Конференция должна отвечать конкретным потребностям бизнеса, но при этом становиться вдохновляющим, запоминающимся опытом для участников. Когда вы думаете и о содержании, и о людях, и о работе со сценой, итоговое событие даёт реальную отдачу. А учёт мелочей — от логистики до интерактива — создаёт устойчивое впечатление, что ваша конференция точно «та самая», которую все участники будут вспоминать с теплом и пользой!

Спикеры

  • Полина Дымова, методист, консультант TOT-Consulting
  • Наталья Красова, эксперт направления внутренних коммуникаций
Тезисы написаны автоматически с использованием ИИ