Защита персональных данных кандидатов: как начать 2026 год без штрафов

2026-01-28 18:00 Саморазвитие HR-процессы Актуальное

Если видео выше не работает, то запись вебинара также можно посмотреть на RUTUBE по ссылке https://clck.ru/3RVyK4

Презентация вебинара доступна по ссылке https://clck.ru/3RVm6Y

Подкаст вебинара доступен по ссылке https://clck.ru/3RVyaM

Тезисы на основе вебинара

Работа с персональными данными кандидатов давно перестала быть формальностью. В 2025 году требования к обработке, хранению и уничтожению ПДН стали строже, а риски для работодателей — ощутимее. При этом сам процесс подбора остаётся сложным и многоступенчатым: резюме приходят из разных источников, подключаются сторонние сервисы, данные передаются между системами, а кандидаты всё чаще задают вопросы о том, что и зачем хранится.

Главная сложность — не в отдельных требованиях закона, а в том, как встроить их в реальный процесс подбора, не превращая работу рекрутера в бесконечную юридическую проверку.

Согласие — не единственное основание для обработки ПДН

Одна из ключевых ошибок HR — считать согласие кандидата универсальным и обязательным основанием для любой обработки персональных данных.

ФЗ-152 предусматривает 12 оснований для обработки ПДН, и согласие — лишь одно из них. Более того, регулятор прямо указывает, что согласие не должно использоваться «на всякий случай», если есть другие законные основания.

В контексте подбора чаще всего применяются:

договорные отношения (в том числе пользовательские соглашения работных сайтов);
законный интерес работодателя;
исполнение обязанностей по трудовому законодательству.

Согласие требуется не всегда — но важно понимать, когда именно оно действительно необходимо.

Начало воронки: резюме с работных сайтов

Когда кандидат размещает резюме на работном сайте и открывает его работодателям, он совершает конклюдентные действия, подтверждающие согласие на обработку данных с целью трудоустройства.

В этом случае:

отдельное согласие от кандидата не требуется;
обработка резюме регулируется пользовательским соглашением работного сайта;
работодатель становится оператором ПДН в рамках своего процесса подбора.

Важно учитывать ограничение: если данные используются в иных целях, не связанных с трудоустройством, потребуется отдельное согласие.

Когда согласие всё-таки нужно

Согласие кандидата требуется в случаях, когда:

данные используются за пределами цели трудоустройства;
к обработке привлекаются третьи лица, не покрытые первоначальными условиями;
запрашиваются дополнительные данные, не входящие в стандартный набор резюме;
обрабатываются специальные категории ПДН (например, сведения о здоровье — за исключением случаев, прямо предусмотренных ТК).

Ключевой принцип простой: если без этих данных процесс подбора невозможен по закону — согласие не нужно; если данные не обязательны — согласие требуется.

Согласие в процессе подбора: как не дробить его бесконечно

Подбор — это макропроцесс, который включает в себя:

переписку;
звонки;
видеособеседования;
работу в мессенджерах;
тестирования и анкеты.

Для каждого из этих шагов отдельное согласие не требуется, если они служат одной цели — трудоустройству. Делить процесс на десятки микросогласий не нужно и не требуется законом.

Работа с кадровым резервом

Кадровый резерв — логичное продолжение процесса подбора. Если согласие получено с целью трудоустройства, оно:

покрывает и включение кандидата в кадровый резерв;
не требует отдельной письменной формы.

При этом хорошей практикой считается:

информировать кандидата о включении в резерв;
описывать условия хранения данных;
при необходимости — выделять резерв в отдельный пункт согласия (для прозрачности и удобства проверки).

Подключение сторонних сервисов и подрядчиков

Современный подбор почти всегда автоматизирован:

боты и автозвонки;
сервисы скоринга;
проверка службы безопасности;
распознавание документов.

В этих случаях важно:

указывать третьих лиц в тексте согласия;
фиксировать факт передачи данных;
обеспечивать прозрачность для кандидата.

Дополнительным уровнем защиты становится ситуация, когда сторонние сервисы также самостоятельно запрашивают согласие у кандидата.

Анкеты, документы и проверка СБ

На более поздних этапах подбора работодатель часто запрашивает:

расширенные анкеты;
сканы документов;
сведения для проверки службы безопасности.

Здесь используется отдельная логика:

согласие может быть встроено в анкету;
кандидат осознанно передаёт данные и подтверждает условия обработки;
согласие логируется и может быть подтверждено документально.

Важно, что согласие на этом этапе не дублирует предыдущее, а расширяет объём допустимой обработки.

Видеособеседования и коммуникации

Отдельное согласие на видеовстречи, звонки или переписку:

не требуется, если они проходят в рамках процесса трудоустройства;
не выделяются в отдельный правовой процесс.

Подход регулятора здесь простой: цель остаётся прежней — найм кандидата.

Удаление, уничтожение и деперсонализация: в чём разница

В практике часто путают три понятия:

Удаление — применяется, если данные неточны.
Уничтожение — используется, когда цель обработки достигнута или согласие отозвано.
Деперсонализация — технический термин, который на практике означает уничтожение идентифицирующих данных при сохранении событий и аналитики.

Важно: термин «деперсонализация» в ФЗ-152 отсутствует, но используется в системах как удобное обозначение уничтожения ПДН без потери статистики.

Документирование уничтожения ПДН

При уничтожении персональных данных:

оформляется акт об уничтожении;
форма акта свободная, но состав реквизитов установлен;
при автоматизированной обработке прилагаются логи и журналы событий.

Если каких-то данных нет в логах, их допустимо указать в акте — это прямо разрешено нормативными документами.

Что делать при отзыве согласия или запросе от кандидата

Если кандидат:

отзывает согласие;
запрашивает сведения о своих ПДН;

работодатель обязан:

отреагировать в установленные сроки;
подтвердить уничтожение или предоставить информацию;
задокументировать действия.

На практике такие случаи редки, но процесс должен быть выстроен заранее.

Ключевой вывод

Работа с персональными данными в подборе — это не набор формальностей, а сквозной процесс, который начинается с первого резюме и заканчивается корректным уничтожением данных.

Если:

цели обработки понятны;
основания выбраны корректно;
согласие используется там, где оно действительно нужно;
процессы задокументированы,

то подбор остаётся быстрым, автоматизированным и при этом юридически безопасным.

Спикеры

Алия Хатыпова — Руководитель правовой поддержки «Поток»
Максим Королёв — Директор по продуктам «Поток»

Тезисы написаны автоматически с использованием ИИ

_{Реклама. ООО «Поток» , ИНН 7713444724, erid: 2VtzqxjW6MR}