Как “продать” идею бронирования рабочих мест 600 сотрудникам

2025-06-11 16:00 Управление персоналом HR-процессы

Если видео выше не работает, то запись вебинара также можно посмотреть на RUTUBE по ссылке https://clck.ru/3MZdsb

Презентация вебинара доступна по ссылке https://clck.ru/3MZRDR

Подкаст вебинара доступен по ссылке https://clck.ru/3MZduw

Тезисы на основе вебинара

В условиях современного рабочего процесса, где многие сотрудники работают удалённо, а гибридные модели становятся нормой, эффективное использование офисного пространства становится важной задачей для компании. Как организовать работу с ограниченным количеством мест и обеспечить удобство для сотрудников, приезжающих в офис по различным причинам? Ответ на этот вопрос нашли в компании МТС Линк, успешно внедрившей систему бронирования рабочих мест для 600 сотрудников.

Проблемы, с которыми столкнулась компания

В прошлом году МТС Линк переживала значительное расширение — количество сотрудников увеличилось, а офисные площади оставались ограниченными. Старый офис уже не вмещал всех, и встала необходимость переезда в новый. При этом привычки сотрудников по работе в офисе ещё не были сформированы, и вопросы о том, как найти место для работы, возникали регулярно.

Кроме того, из-за гибридного формата работы и удалённых сотрудников, было важно обеспечить доступность рабочих мест для всех, в том числе для тех, кто приезжает из других городов. В результате компании понадобилась система, которая позволила бы сотрудникам бронировать свои рабочие места заранее.

Первоначальная идея и её развитие

Как часто бывает в IT-компаниях, первоначально сотрудники решили создать своё собственное решение. Нарисовать карту офисных столов и добавить кнопку для бронирования — казалось бы, простое и дешевое решение. Однако команда разработки быстро осознала, что создать действительно функциональную и удобную систему бронирования будет не так просто.

После рассмотрения альтернатив они пришли к решению приобрести готовое решение с уже отлаженным функционалом, которое можно было бы быстро внедрить. Это позволило бы не тратить время и ресурсы на создание собственной системы, которая, скорее всего, столкнулась бы с многочисленными проблемами в процессе работы.

Внедрение системы бронирования

Процесс внедрения начался с планирования и разработки карты офиса, на которой отображались не только рабочие столы, но и все важные зоны, такие как кухни, санузлы и принтеры. Следующим шагом был настройка входа по корпоративной системе SSO, что позволило сотрудникам легко авторизоваться без лишних логинов и паролей.

После настройки системы, компания провела первую пробную неделю с минимальными инструкциями, чтобы пользователи могли начать использовать систему и задать вопросы, которые возникли в процессе. Затем было проведено обучение, на котором сотрудники не только узнали, как пользоваться системой, но и сразу могли пройти через процесс бронирования рабочего места.

Методы обучения сотрудников

В МТС Линк решили использовать нестандартный подход к обучению. Вместо скучных теоретических курсов обучение было организовано в игровой форме с активным вовлечением сотрудников. Практическое использование системы сразу после обучения позволило сотрудникам без лишних сложностей освоить новый инструмент и начать им пользоваться.

После обучения 80% сотрудников уже были активными пользователями системы бронирования и сделали свои первые бронирования. В процессе работы всегда присутствовал специалист, готовый ответить на возникающие вопросы.

Противостояние сопротивлению сотрудников

Как и в любом проекте внедрения нового инструмента, всегда есть группа сотрудников, которые сопротивляются изменениям. В данном случае это были сотрудники, не видящие необходимости в системе бронирования, полагаясь на старую модель работы. Для таких сотрудников были проведены разъяснительные беседы, в которых объяснялось, как система позволяет избежать ситуаций, когда сотрудники приезжают в офис и не могут найти свободное место.

Также акцентировалось внимание на удобстве — возможность забронировать рабочее место рядом с коллегами для обсуждения текущих вопросов, что значительно улучшало взаимодействие между сотрудниками.

Результаты внедрения

Спустя некоторое время после внедрения система бронирования стала неотъемлемой частью корпоративной культуры. Уже в первые недели сотрудники начали активно использовать систему, особенно когда возникали ситуации, когда раньше не было свободных мест в офисе. Благодаря системе, сотрудникам больше не нужно было тратить время на поиски свободного рабочего места.

Кроме того, сотрудники, работающие удалённо или из других городов, оценили возможность заранее забронировать место в офисе, зная, что оно будет подготовлено для них. Внедрение системы позволило значительно улучшить коммуникацию в команде и повысить производительность.

Гибкость системы и её дальнейшее развитие

Система бронирования оказалась настолько удобной, что сотрудники начали проявлять инициативу и предложили добавление новых функций. Например, они предложили добавить возможность бронирования парковочных мест в системе. Такой функционал был быстро реализован, и теперь сотрудники могут заранее забронировать парковочное место, что стало важным дополнением к системе бронирования рабочих мест.

Выводы и рекомендации

Успех внедрения системы бронирования в компании МТС Линк стал возможным благодаря чёткой организации работы, правильной коммуникации и обучению сотрудников. Важно, чтобы руководители и HR-специалисты были активными участниками процесса внедрения, создавая условия для принятия нового инструмента всеми сотрудниками.

Основные факторы успеха:

Понимание потребностей сотрудников: важно слушать обратную связь и адаптировать систему под конкретные запросы.
Поддержка руководства: приоритетное использование системы руководителями помогло создать культуру её использования.
Чёткие правила: прозрачные и справедливые правила бронирования позволили избежать конфликтов и недовольства.
Обучение и коммуникация: внедрение системы должно сопровождаться регулярной информационной поддержкой.

В результате внедрения система не только улучшила организацию работы в офисе, но и повысила эффективность использования офисных площадей, что является особенно важным в условиях гибридного рабочего процесса.

Спикеры

Ирина Сергеева, бизнес-ассистент генерального директора МТС Линк
Ольга Костикова, CBDO UnSpot

Тезисы написаны автоматически с использованием ИИ