Как успешно организовать гибридную работу в офисе с нуля?

2024-11-19 19:00 Управление персоналом Актуальное

Если видео выше не работает, то запись вебинара также можно посмотреть на RUTUBE по ссылке https://clck.ru/3EhaZQ

Презентация вебинара доступна по ссылке https://clck.ru/3EhMMk

Подкаст вебинара доступен по ссылке https://clck.ru/3EhZiU

Тезисы на основе вебинара

В современном мире гибридный формат работы становится все более популярным, позволяя компаниям сочетать офисную работу с удаленной. Это не только повышает удовлетворенность сотрудников, но и помогает оптимизировать расходы на офисные площади. В этой статье мы рассмотрим опыт компании SneakerBox, которая успешно внедрила гибридный формат работы с помощью платформы UnSpot.

О компании и ее отношении к гибридному формату

Компания SneakerBox — молодая и динамично развивающаяся организация, основанная два года назад. По словам Любови Домановой, гибридный формат работы стал неотъемлемой частью корпоративной культуры компании. Это решение позволило:

Увеличить привлекательность на рынке труда: Многие соискатели предпочитают гибкие условия работы.
Сократить расходы на аренду офисных помещений: Оптимизация офисного пространства за счет гибридного графика.
Повысить лояльность и удовлетворенность сотрудников: Возможность сочетать работу из офиса и дома улучшает баланс между работой и личной жизнью.

Предпосылки и вызовы при внедрении гибридного формата

Изначально в компании было около 100 сотрудников и офис на 60 рабочих мест с одной переговорной комнатой. Понимая, что штат будет расти, возникла необходимость оптимизировать использование офисного пространства.

Основные вызовы:

Необходимость быстрого внедрения системы бронирования рабочих мест.
Поиск удобного и интуитивно понятного инструмента для сотрудников.
Ограниченный бюджет на внедрение новых решений.

Выбор платформы UnSpot

После изучения рынка и тестирования нескольких вариантов, компания SneakerBox свой выбор на платформе UnSpot. Основными критериями выбора были:

Функциональность и гибкость платформы.
Интуитивно понятный интерфейс и наличие мобильного приложения.
Быстрое внедрение и адаптация под потребности компании.
Доступная стоимость и возможность пилотного использования.

Процесс внедрения:

Пилотное использование в течение месяца: Это позволило оценить все преимущества и адаптировать систему под нужды компании.
Коммуникация с сотрудниками: Проведение презентаций, обучение и распространение инструкций по использованию системы.
Интеграция с существующими системами: Связь с Outlook для бронирования переговорных комнат.

Правила гибридного графика в компании SneakerBox

Три дня в неделю в офисе: Сотрудники обязаны работать из офиса не менее трех дней.

Два дня удаленно: Остальные два дня сотрудники могут работать из дома или любого другого места.

Предварительное бронирование рабочих мест: Сотрудники должны бронировать места на всю неделю не позднее пятницы предыдущей недели.

Отметка статуса в системе: Указание текущего статуса (в офисе, на удаленной работе, в командировке, отпуске или на больничном).

Функциональные возможности UnSpot, облегчающие жизнь сотрудников

1) Шаблоны бронирования: Возможность автоматического бронирования рабочих мест на основе предыдущих недель.

2) Дополнительные статусы: Учет местоположения сотрудников (дом, командировка, отпуск и т.д.), что помогает коллегам быстро понять доступность друг друга.

3) Навигация по офису: Новые сотрудники могут легко ориентироваться в офисе благодаря интерактивной карте.

4) Бронирование мест с оборудованием: Возможность выбрать рабочее место с необходимым оборудованием (например, с дополнительным монитором).

5) Интеграция с Outlook: Бронирование переговорных комнат напрямую из календаря Outlook.

6) Управление парковочными местами: Система бронирования парковочных мест для сотрудников, что особенно актуально при ограниченном количестве парковочных мест.

Администрирование и аналитика

Простое администрирование: Система не требует больших временных затрат на управление. Один сотрудник справляется с задачами администрирования, тратя около 2-3 часов в месяц.

Аналитика использования офисного пространства: Система предоставляет данные о загрузке рабочих мест и переговорных комнат, что позволяет оптимизировать использование офисного пространства и планировать расширение штата без увеличения площади офиса.

Тепловые карты: Помогают определить наиболее популярные зоны в офисе и при необходимости добавить дополнительные рабочие места или оборудование.

Реакция сотрудников и преимущества гибридного формата

Положительная реакция: Сотрудники ценят гибкость графика и возможность сочетать работу из офиса и дома.
Отсутствие сопротивления: Благодаря интуитивно понятной системе и четкой коммуникации, сотрудники быстро адаптировались к новым правилам.
Повышение эффективности: Возможность планировать свой рабочий график и видеть присутствие коллег позволяет сотрудникам эффективно использовать время в офисе для офлайн-встреч и совместной работы.

Планы по развитию проекта

Компания SneakerBox продолжает развивать и улучшать систему гибридного графика:

Интеграция с системой контроля доступа: Автоматическое подтверждение присутствия в офисе через сканирование карт доступа.
Улучшение аналитики: Более точное отслеживание посещаемости и загрузки офисных ресурсов.
Внедрение службы заявок в OnSpot: Позволит сотрудникам создавать различные запросы, аналогично системе Helpdesk.
Использование планшетов для переговорных комнат: Отображение статуса переговорных комнат для удобства бронирования и использования.

Опыт компании SneakerBox показывает, что успешное внедрение гибридного формата работы возможно при использовании современных инструментов и четкой организации процесса. Платформа UnSpot стала для компании не только инструментом для бронирования рабочих мест, но и эффективным средством оптимизации офисного пространства, повышения удовлетворенности сотрудников и улучшения коммуникации внутри команды.

Благодаря гибридному формату и системе UnSpot компания SneakerBox:

Сократила расходы на аренду офисных помещений.
Повысила привлекательность на рынке труда.
Улучшила лояльность и удовлетворенность сотрудников.
Оптимизировала использование офисных ресурсов.

Гибридный формат работы — это будущее, и опыт компании SneakerBox служит отличным примером того, как современные технологии могут помочь в его успешной реализации.

Спикер

Любовь Доманова, HRD SneakerBox

Тезисы написаны автоматически с использованием ИИ